Analiza XYZ – co to jest i dlaczego ma znaczenie w zarządzaniu kategorią

Analiza XYZ to jedna z kluczowych metod analizy asortymentu w zarządzaniu kategorią. Pomaga podejmować trafne decyzje dotyczące zarządzania zapasami i, co najważniejsze, zapobiegać niedoborom lub nadwyżkom magazynowym.

To kluczowe, bo zapasy stanowią dużą część aktywów firmy, a ich efektywne zarządzanie wpływa na takie krytyczne wskaźniki, jak rotacja, przychody, koszty obrotu, zysk i rentowność. Zbyt niskie stany magazynowe (braki) mogą prowadzić do strat z powodu niezaspokojonego popytu, a co za tym idzie – do utraty zysków i potencjalnych klientów. Z kolei gromadzenie nadmiernych zapasów (towarów nadwyżkowych) wiąże kapitał obrotowy przedsiębiorstwa, ograniczając jego potencjał i spowalniając rotację, co negatywnie wpływa na ogólne koszty i wyniki finansowe firmy.

W tym artykule dowiesz się, czym dokładnie jest analiza XYZ, jak pomaga prognozować popyt na produkty i zarządzać zapasami, a co najważniejsze – jak ją samodzielnie przeprowadzić.

Spis treści

• Co to jest analiza XYZ?
• Jak analiza XYZ łączy się z analizą ABC?
• Analiza XYZ w Excelu – przykład obliczeń
• Jak przeprowadzić analizę XYZ?
• Jak zastosować wyniki analizy XYZ w praktyce?

Co to jest analiza XYZ?

Analiza XYZ to matematyczno-statystyczna metoda, która pozwala analizować wahania sprzedaży towarów lub usług w określonym okresie i oceniać stabilność sprzedaży.

Innymi słowy, to sposób klasyfikowania produktów na podstawie zmienności popytu na nie.

Najpierw zaczniemy od teorii, a następnie przejdziemy do praktyki.

Różne produkty charakteryzują się różnym poziomem popytu. Mamy produkty o stabilnym zapotrzebowaniu (np. chleb, sól, papier toaletowy). Liczba ich sprzedaży prawie nie zmienia się z okresu na okres. Innymi słowy, są one najbardziej przewidywalne. W analizie XYZ należą one do klasy X.

Produkty o dużej zmienności (np. rękawiczki, parasole, okulary przeciwsłoneczne) klasyfikujemy do klasy Z. Ponieważ nie wiemy dokładnie, ile zimnych, deszczowych czy słonecznych dni przyniesie przyszłość, wiarygodne przewidywanie popytu jest w ich przypadku niemożliwe.

Znacznie łatwiej przewidzieć popyt na chleb czy papier toaletowy (klasa X) niż na rękawiczki czy parasole (klasa Z).

Wszystkie pozostałe produkty należą do kategorii o średnio stabilnej sprzedaży (klasa Y), co oznacza, że popyt na nie jest stosunkowo stały przez cały rok. Jednak w okresach świąt, konkretnych wydarzeń czy trendów mody mogą występować znaczne wzrosty sprzedaży. Oznacza to, że do pewnego stopnia można przewidzieć zmienność popytu.

Jak analiza XYZ łączy się z analizą ABC?

Analiza ABC w zarządzaniu kategorią to metoda klasyfikowania produktów według priorytetu na podstawie wybranych kryteriów, gdzie A oznacza wysoki priorytet, B – średni, a C – niski.

Analiza XYZ i analiza ABC to zatem dwie różne metody oceny danych: analiza XYZ służy do badania dynamiki danych w czasie (np. zmienności popytu konsumenckiego na określone produkty), natomiast analiza ABC skupia się na klasyfikowaniu obiektów według ich ważności.

Najbardziej efektywne z punktu widzenia planowania jest połączenie analizy ABC i XYZ. Za pomocą analizy ABC możesz ocenić poszczególne produkty pod kątem ich priorytetu (wysoki, średni, niski), a za pomocą analizy XYZ – przewidzieć ich sprzedaż.

Oznacza to, że zamiast trzech kategorii, analiza ABC/XYZ daje Ci dziewięć kategorii do klasyfikacji, co pozwala podejmować bardziej racjonalne decyzje. O tym, jak klasyfikuje się produkty na podstawie analizy ABC/XYZ, przeczytasz w naszym artykule o wykorzystaniu tych narzędzi do planowania zapasów.

Analiza XYZ w Excelu – przykład obliczeń

Zanim przejdziesz do analizy XYZ, zalecamy zapoznanie się z przykładem, który przygotowaliśmy w Excelu i umieściliśmy w Google Sheets.

Poniższy opis przeprowadzenia analizy XYZ w Excelu opiera się na przypadku, w którym przedmiotem analizy jest kategoria marki. Skorzystaj z naszego gotowego szablonu i pobierz przykład analizy XYZ dla asortymentu produktów.

Jak przeprowadzić analizę XYZ?

Krok 1. Wybierz obiekty do analizy.

Obiektami analizy mogą być marki, kategorie towarów, dostawcy itp. Najczęściej jednak wybiera się konkretne towary. Przygotowaliśmy przykład analizy XYZ w Google Tables, gdzie obiektem analizy jest marka.

Krok 2. Wybierz atrybut klasyfikacyjny.

Atrybutami klasyfikacyjnymi są zazwyczaj cena zakupu, częstotliwość transakcji i dochód brutto. W kontekście zarządzania kategorią jest to obrót lub liczba sprzedaży.

W naszym przykładzie jako kryterium klasyfikacji użyto liczby sprzedaży.

Krok 3. Wybierz liczbę analizowanych okresów.

W naszym przykładzie używamy sześciu miesięcy. Wprowadź dane o liczbie sprzedaży dla każdego miesiąca.

Krok 4. Oblicz współczynnik zmienności.

Współczynnik zmienności jest wartością względną, która służy do charakteryzowania wahań (zmienności cechy) i jest obliczany według wzoru:

Excel nie ma wbudowanej funkcji do obliczania Vσ, ale są wzory do obliczania odchylenia standardowego i średniej arytmetycznej szeregu liczb. Używamy ich.

Obliczamy współczynnik zmienności dla pierwszej marki. Wprowadź do komórki formułę, która oblicza „Odchylenie standardowe” zakresu dla wszystkich sześciu miesięcy STDEV.S (B4: E4) i dzieli je przez średnią wartość tego samego zakresu AVERAGE (B4: E4). Czyli wzór wygląda następująco:

Excel nie ma wbudowanej funkcji do obliczania Vσ, ale są wzory do obliczania odchylenia standardowego i średniej arytmetycznej szeregu liczb. Używamy ich.

Obliczamy współczynnik zmienności dla pierwszej marki. Wprowadź do komórki formułę, która oblicza „Odchylenie standardowe” zakresu dla wszystkich sześciu miesięcy STDEV.S (B4: E4) i dzieli je przez średnią wartość tego samego zakresu AVERAGE (B4: E4). Czyli wzór wygląda następująco:

=STDEV.S(B4:E4)/AVERAGE(B4:E4)

Przeciągając formułę w dół, Excel oblicza Vσ dla każdej marki na liście.

Krok 5. Uszereguj obiekty analizy według rosnącego współczynnika zmienności.

Posortuj marki według rosnącego współczynnika zmienności i utwórz uporządkowaną listę.

Krok 6. Podziel uzyskane wyniki na grupy.

• Grupa X — mała zmienność (od 0 do 10%): Produkty X wykazują stabilny obrót przez długi czas.
• Grupa Y — średnia zmienność (od 11 do 25%): Chociaż popyt na produkty Y nie jest stały, można w pewnym stopniu przewidzieć zmienność popytu.
• Grupa Z — znaczna zmienność (powyżej 26%): Popyt na towary Z może się znacznie wahać lub występować od czasu do czasu.

W ten sposób podzieliliśmy marki na podstawie ich przewidywalności, czyli prawdopodobieństwa, że popyt będzie inny niż przewidywano. Teraz przyjrzyjmy się, jak zastosować to w praktyce.

Jak zastosować wyniki analizy XYZ w praktyce?

W zarządzaniu kategorią analiza XYZ jest wykorzystywana do planowania zakupów w celu uniknięcia niedoboru lub nadmiaru towarów.

Wyniki uzyskane powyżej należy uwzględnić przy planowaniu harmonogramu zamówień. Na przykład towary X powinny być zamawiane najczęściej, towary Y rzadziej, biorąc pod uwagę oczekiwane zmiany, a towary Z jeszcze rzadziej, ponieważ popyt na nie jest nieregularny i nieprzewidywalny.

FAQ

Jaki jest główny cel analizy XYZ w zarządzaniu zapasami?

Głównym celem analizy XYZ jest kategoryzowanie produktów na podstawie zmienności popytu na nie, co pomaga firmom skutecznie ustalać priorytety.

Jakie są korzyści z wdrożenia analizy XYZ w zarządzaniu kategorią?

Korzyści obejmują optymalizację strategii zakupowej i reagowanie na zmiany popytu.

W jakich obszarach wykorzystywana jest analiza XYZ?

Analiza XYZ jest głównie wykorzystywana w handlu detalicznym i e-commerce. To uniwersalne narzędzie, które może być stosowane w różnych branżach, gdzie efektywne zarządzanie zapasami jest kluczowe.

Jak często firma powinna przeglądać i aktualizować swoje klasyfikacje XYZ?

Podział towarów na klasy X, Y i Z powinien być regularnie przeglądany, najlepiej raz w roku, aby uwzględnić zmiany warunków rynkowych i wzorców popytu. Zapewnia to, że strategie zarządzania zapasami pozostają zgodne z aktualną sytuacją rynkową.